Správa dokumentů a archivační služby

Jednotný přístup k papírové i digitální podobě dokumentů

Potíže s jednoduchou dostupností potřebných informací a dokumentů brání zaměstnancům v řadě společností pracovat efektivně. K problémům nejčastěji dochází v případech, kdy existují obecné, nestrukturované archivy s velkým objemem papírových dokumentů. V rámci Océ Správy dokumentů a archivačních služeb můžeme specifikovat a následně implementovat řešení digitální archivace, které okamžitě zpřístupní uložené informace všem autorizovaným uživatelům. Bez ohledu na to, kde se nacházejí, a bez ohledu na typ dokumentu.

Vneseme řád do „chaosu" v dokumentech

Tam, kde zaměstnanci pracují s málo strukturovanými a nekoherentními archivačními systémy, které obvykle obsahují mix fyzických (papírových) a digitálních formátů dokumentů, dochází k časovým ztrátám a snížení produktivity práce kvůli potížím při vyhledávání a možnosti rychle se dostat k požadovaným dokumentům - informacím.

Strukturovaná a řízená archivace mění informace v aktiva

Ukládání informací do strukturovaného archivu významně zvyšuje rychlost a jednoduchost, s jakou lze informace získat. Sloučením archivů, dříve udržovaných na úrovních jednotlivých oddělení a poboček lze obsah zpřístupnit všem kompetentním složkám celé společnosti on-line. Tím se informace změní v aktivní položky, které lze sdílet a opakovaně používat. Vyhledávací „enginy" umožňují zaměstnancům snadno a rychle nalézt požadované položky.

Podpora zaměstnanců na všech úrovních a ve všech odděleních

Správně archivované dokumenty (informace) přinášejí užitek zaměstnancům na všech úrovních, ve všech funkcích a ve všech odděleních. Pracovníci v kancelářích mohou využívat osobní CD umožňující vyhledávání nebo složky s digitalizovanými dokumenty. Pracovníci obchodního oddělení mohou archivovat a sdílet smlouvy a nabídky. Právníci mohou společně organizovat akta. Pracovníci v oblasti řízení lidských zdrojů mohou metodicky ukládat informace o zaměstnancích. Zaměstnanci ve výrobě budou mít přístup k technické dokumentaci a výrobním záznamům, kdykoliv je budou potřebovat.

Školení zaměstnanců k vytváření a používání digitálních archivů

V rámci Océ Business Services zaškolujeme zaměstnance v organizování jak tištěných, tak digitálních dokumentů a v jejich převodu do snadno přístupných digitálních archivů. Tyto archivy nahradí velké objemy papírových dokumentů v zásuvkách a skříňkách a eliminují veškeré ztráty času při vyhledávání určitých položek. Zaměstnanci budou pracovat efektivněji a produktivněji, protože budou mít okamžitý přístup k dokumentům a informacím, které potřebují.