Océ Business Services realizuje nejrozsáhlejší outsourcing tiskových služeb v České republice pro skupinu ČEZ
Skupina ČEZ jako jeden z nejvýznamnějších ekonomických subjektů v České republice s nadnárodní působností pracuje s miliony dokumentů měsíčně. Skutečnost, že podpůrné procesy ve společnostech skupiny by měly být zajišťovány co nejefektivněji, vedla i k rozhodnutí změnit strategii přístupu k tiskovým a reprografickým procesům.
Důvody vedoucí ke změně koncepce
Jev, který je stále poměrně obvyklý u většiny velkých společností, se vyskytoval v posledních letech i ve společnostech skupiny ČEZ. Díky rychlému rozvoji technologií, jejich kvalitativnímu posunu při současném snižování pořizovacích cen a probíhajícím restrukturalizačním změnám (které neumožňovaly nastavení a řízení ucelené koncepce v oblasti zpracování dokumentů) vzniklo v oblasti tisku a reprografie velmi heterogenní prostředí. To se projevovalo zejména pořizováním a využíváním vysokého počtu zařízení různých typů a značek, s odlišnými formami financování, nízkou schopností kontroly nákladů a celkový provoz systému pro tisk a reprodukci dokumentů nebyl efektivní.
Portfolio techniky bylo pořizováno a obnovováno jednotlivými subjekty skupiny ČEZ samostatně bez vazby na společnou strategii. V mnoha případech pak různorodost vedla k obtížně realizovatelné SW kompatibilitě a IT obslužnosti případně historicky využívána pro realizaci výstupů z různých druhů informačních systémů, pro které nebyla vždy vůle najít optimální výstupní periferie.
V průběhu roku 2006 proběhl ve vybraných organizačních jednotkách skupiny ČEZ podrobný audit práce s dokumenty. Výsledky tohoto auditu a návrhy optimalizace v oblasti práce s dokumenty včetně trendových doporučení, jakým směrem se v této oblasti u skupiny podniků tak velkého rozsahu ubírat, byly prezentovány vedení společnosti. Společnost ČEZ Správa majetku, jako garant interních podpůrných služeb, byla pověřena na základě doporučení auditu provedením výběru outsourcingového partnera, jehož úkolem se stane sjednocení tiskových služeb ve skupině na úrovni zajištění centrálního i decentrálního tisku, postupná implementace standardizovaného řešení do všech společností skupiny a řízení projektu v dlouhodobém horizontu, s cílem plné kontroly nákladů a jejich trvalé optimalizace.
Zvolená strategie – silný partner pro komplexní službu
Výsledkem výběrového řízení byla volba stabilního a prověřeného partnera s prokazatelnými zkušenostmi v daném oboru – společnosti Océ-Česká republika, která bude schopna skupině ČEZ zabezpečit prostřednictvím své divize Océ Business Services komplexní fungování služby v kvalitě a rozsahu, který odpovídá velikosti a významu objednatele.
Rozsah služby v konečné fázi je skutečně značný. V cílovém stavu se jedná se o zajištění dodávek, správy a podpory odhadem dvou tisíc decentrálních zařízení ve všech organizačních jednotkách (lokalitách) v rámci celé České republiky. A to jak na úrovni úseku elektráren (jaderných, uhelných, vodních), tak také na úrovni hlavních administrativních celků v regionech (krajích); zároveň však projekt pokrývá i oblast všech menších dislokovaných pracovišť skupiny ČEZ.
Ve stejně významné míře jde také o zabezpečení centrálních služeb v přibližně 15 centrálních reprografických střediscích, umístěných v různých lokalitách České republiky, včetně jejich personálního zajištění.
Z tohoto výčtu je patrné, že vyžadovaná komplexnost služby, její flexibilita a garance celorepublikového pokrytí jsou nezbytnými předpoklady úspěchu outsourcingového projektu.
Implementace rozsáhlého projektu vyžaduje detailní plánování a přípravu
Strategický outsourcing v režii Océ předpokládá komplexní službu, jejíž zavádění respektuje rozhodnutí vedení ČEZ Správa majetku o vybavování všech lokalit v rámci České republiky ověřenými standardy hardware/software. Právě vzhledem k rozsáhlému a heterogennímu prostředí bylo nezbytně nutné zvolené standardy technického vybavení velmi dobře otestovat. Za tímto účelem vzniklo zkušební prostředí, ve kterém se technika podrobovala dlouhodobým testům a byla připojena ke všem informačním/monitorovacím/účtovacím systémům, ze kterých bude v reálném nasazení potřeba realizovat tiskové i jiné výstupy. Po otestování a společném nastavení detailního implementačního plánu, který předpokládal v jednotlivých etapách převedení všech lokalit a pracovišť na území ČR do správy Océ v horizontu let 2008-2009, byly paralelně zahájeny dílčí optimalizační analýzy, které ve zvolených lokalitách zajistí, kromě standardizace hardware vybavení i správné procesní, popřípadě personální zajištění všech služeb. Každá lokalita prochází předimplementační analýzou, výstupem je návrh řešení na míru (složení technického portfolia a jeho využití, odkupy současného vybavení, personální otázky převodu zaměstnanců a jiné) a po finálním vyhodnocení a odsouhlasení je ihned zahájena realizace - provoz služby.
Bezprostřední i dlouhodobé přínosy
Kromě přínosů v oblasti úspory přímých nákladů na tiskové a reprografické procesy, sjednocení a optimalizace portfolia využívané techniky, spočívá výhoda zajištění služby tak velkého rozsahu pro skupinu ČEZ také v tom, že veškerou potřebná komunikace je řešena pouze s jedním komplexním partnerem, který je schopen nejenom dodavatelsky, ale zejména provozně zabezpečit služby daného rozsahu, převzít stávající zaměstnance klienta do svého pracovního poměru a průběžně poskytovat odborný a kvalifikovaný personál v rozsahu, který si tak významný projekt žádá.
Se společností Océ získává skupina ČEZ nejen stabilního a zkušeného partnera pro oblast decentrálního (kancelářského) a centrálního tisku i reprodukce dokumentů, ale zároveň partnera pro budoucí možný rozvoj a optimalizaci kterékoliv oblasti práce s dokumenty. Společnost Océ je připravena prostřednictvím své strategické divize Océ Business Services poskytovat skupině ČEZ konzultační i realizační služby v oblasti agendy příchozích/odchozích dokumentů (podatelny), centrální i decentrální digitalizace, archivace vytěžování datového obsahu dokumentů, zpracování hromadné klientské korespondence, předtiskové přípravy a řady dalších.
Zahájením implementace projektu tiskových služeb v režimu outsourcingu se skupina ČEZ zařadila k dalším významným společnostem typu Unipetrol, RWE, Telefonica O2 nebo Škoda Holding, které již tento model ve spolupráci s Océ využívají a dále rozvíjejí.