Océ Business Services digitalizuje zákaznický archiv Pražské energetiky

Outsourcingová divize Océ (OBS) byla v roce 2008 v rámci výběrového řízení vybrána společností Pražská energetika, a.s. (PRE) jako poskytovatel služeb hromadné a přírůstkové digitalizace papírové zákaznické dokumentace, včetně související fyzické archivace v externích prostorách.

Jedná se o projekt v rozsahu 9 až 11 milionů digitalizovaných stran archivovaných klientských složek, časově rozložený do 12 měsíců. Paralelně s tím je na nově vybudovaném on-site pracovišti, umístěném přímo v prostorách PRE, zpracovávána i přírůstková agenda, tedy nově vznikající zakaznické dokumenty, a tento model digitalizace by měl být dále rozvíjen také po skončení jednoročního projektu.

Největší část – tedy „velký“ archiv klientských dokumentů – je zpracováván na externím specializovaném pracovišti Océ ScanReco centrum v Praze - Libuši. V součinnosti se zástupci klienta probíhá příprava vytříděných dávek dokumentů přímo v archivu a na denní bázi dochází k transportu naplněných archivních krabic do ScanReco centra.  Zde zpracování prochází několika fázemi:

1) Přijetí, evidence a příprava
Dokumentaci je nutné na vstupu zaevidovat, aby byla zajištěna kontrola typu „vstup – výstup“. Během přípravy dojde k ostranění všech nepotřebných částí dokumentů/složek (obaly, sponky, proložky aj.) a k vytvoření klientských složek k hromadné digitalizaci

2) Digitalizace klientských dokumentů
Tato fáze je realizována s využitím 4 vysokokapacitních skenerů. Probíhá dávkově s pomocí separátorů (čárový kód) pro oddělení jednotlivých klientských složek

3) Validace, řízení kvality a import obrazů do elektronického archivu Dejar
Po digitalizaci dokumentů je nutné automaticky rozpoznat některé klíčové identifikátory (např. číslo smluvního účtu, číslo obchodního partnera aj.), a následně správnost tohoto určení ověřit (validovat). Dalším požadavkem zákazníka je dokumentaci navíc rozdělovat na 7 dílčích doku-typů (indexů) pro komfortní vyhledávání v elektronickém archivu.

4) Zpětná kompletace a příprava k dlouhodové archivaci
Po zpracování je nutné klientské složky uvést do původního stavu, uložit je do speciálních archivačních krabic a krabice označit štítkem s unikátním čárovým kódem. V tomto kódu je uložena informace o obsahu krabice, její umístění v regálu atd., což poté v informačním systému slouží k velmi rychlému vyhledání papírového dokumentu.

Základním smyslem projektu je zajištění okamžité a operativní dostupnosti dokumentů a zejména informací, vztahujících se k různým parametrům nastavených obchodních vztahů se zákazníky PRE. Toto řešení umožní zaměstnancům PRE na jednotlivých úrovních (právní, smluvní, zákaznické oddělení atd.) mnohem flexibilněji reagovat na podněty, které se týkají zákaznicky orientovaných záležitostí.
Dalšími motivy k rozhodnutí o realizaci projektu bylo zvýšení bezpečnosti dokumentů v elektronické podobě a také uvolnění prostorových a personálních kapacit, vázaných k zajištění rozsáhlého papírového archivu.