Analýza a studie proveditelnosti
Pečlivá a kvalitní příprava před započetím vlastního procesu digitalizace s vazbou na stávající interní procesy a systémy zákazníka zajistí bezproblémové a bezchybné zpracování a zamezí vzniku zbytečných nákladů. Zároveň usnadní proces přechodu na elektronický oběh dokumentů. Teprve efektivně vykonávané činnosti znamenají ve firemních procesech skutečný posun.
Digitalizace
Provádíme digitalizaci veškerých papírových dokumentů, různého formátu, množství a kvality, strukturované (dotazníky, formuláře) i nestrukturované dokumenty (faktury, smlouvy, dodací listy…) Pro tento účel disponujeme nejmodernější výkonnou skenovací technologií opírající se o sofistikované produkty KOFAX. Výstupem jsou metadata a elektronické obrazy dokumentů (image) v požadované kvalitě.
Dokumentové zpracování se opírá o využití separačních stránek nebo čárových kódů. Nabízíme možnost opatření neskenovaných dokumentů časovým razítkem a elektronickou značkou (podpisem).
Pro realizaci rozsáhlých projektů v oblasti digitalizace využíváme spolupráce s ověřenými certifikovanými partnery a to především pro oblast dodávek systémů pro uložení a oběh dokumentů. Díky této synergii jsme schopni dosáhnout spolehlivého komplexního návrhu řešení.
Vytěžení a korekce dat
Samotné převedení papírového dokumentu do elektronické podoby bez příslušného popisu metadaty postrádá smysl. Vytěžení dat (indexů) automaticky, manuálně, s následnou kontrolou oproti předaným master datům, číselníkům či vazbám na objednávkové systémy, probíhá za pomocí předem definovaných polí (strukturované nebo polostrukturované dokumenty) nebo pomocí nástroje KTM (Kofax Transformation Modul), určeného pro vytěžování dat z čistě nestrukturovaných dokumentů (např. faktury).
Systémová podpora
Zabezpečíme podporu pro oblast požadovaného importu dat, stejně tak pro přenos dat ze skenovaní linky pomocí zabezpečeného SFTP protokolu s kontrolou přenosu a jeho celistvosti. Součástí systémové podpory je i konverze a import dat do účetních systémů.
Archivační služby
Digitalizované dokumenty ještě v procesu skenování uložíme do archivační bedny, s příslušným záznamem čísla boxu do výstupního datového souboru. Dokumenty se nemusí vracet fyzicky zpět do příručního skladu, lze využít služby archivní spisovny, která se o vaše dokumenty postará dle platné legislativy pro oblast archivace a skartace. A nejen to, doplňkovými službami, které lze využít, jsou i dohledání originálu dokumentu a jeho doprava na místo určení. Pro tento účel je možné využít nástroje pro zadávání požadavků na vyhledání prostřednictvím webového rozhraní, s průběžným sledováním stavů jednotlivých požadavků.
Skartace dokumentů
Nejen pokud pracujete se soukromými či tajnými dokumenty, je skartace nejvýhodnějším řešením likvidace dokumentů. Skartací dojde ke znehodnocení dat, ale také k efektivnímu řešení spisových služeb. Pokud se vám na pracovišti hromadí dokumenty nebo nejrůznější nosiče dat (CD, DVD, diskety atp.), které již aktuálně nepotřebujete, ale z bezpečnostních (nebo legislativních) důvodů je nemůžete jednoduše vyhodit do kontejneru, je řešením skartace.
- vypracování individuálních skartačních plánů
- vedení skartačního řízení se státním oblastním archivem na klíč
- důvěrná skartace písemností s prošlou skartační lhůtou, včetně potvrzení o skartaci
- skartace a likvidace písemností probíhá v souladu s normou DIN 32 757
Komplexní outsourcing
Postaráme se o vaše dokumenty od doby jejich převzetí, přes následnou přípravu, skenování, vytěžení požadovaných indexů, jejich fyzického zaarchivování i skartaci. Data k vám přeneseme bez zbytečného rizika, v požadované formě a kvalitě. Zabezpečíme import dat a images, popř. nástroje pro jejich uložení, prohlížení a oběh dokumentů.