Pojištovací skupina Vienna Insurance Group (VIG) předala problematiku hromadného zpracování klientských dokumentů do rukou Océ Business Services
Na základě výběrového řízení, které proběhlo v roce 2009, se jedna z nejvýznamnějších finančních skupin v České republice - VIG - rozhodla změnit interní model zajištění celé agendy hromadné klientské korespondence na model externí služby (outsourcing) a pro realizaci tohoto záměru si zvolila Océ Business Services.
Skupinu VIG v České republice tvoří 3 základní subjekty – Kooperativa pojišťovna, Česká podnikatelská pojištovna a Pojišťovna České spořitelny. K datu 1. 12. 2009 Océ Business Services převzalo nejen zodpovědnost za výkon služeb pro první dva zmiňované subjekty Skupiny, ale také celou stávající infrastrukturu tiskového střediska Kooperativy (tiskárny, obálkovací stroje, výpočetní techniku aj.), včetně převzetí dosavadních provozních pracovníků zákazníka. K projektu se také připojila Pojišťovna České spořitelny.
V horizontu dalších 5 let bude v úzké součinnosti objednatele i poskytovatele služeb problematika zpracování personalizovaných zákaznických dokumentů dále rozvíjena směrem k trvalému růstu efektivity tištěné komunikace.
Integrace zpracování dříve oddělených společností v jednom středisku
V rámci projektu došlo k plynulému převzetí funkčního provozu tiskového střediska Kooperativy, což byla záležitost realizovatelná poměrně jednoduše, novou výzvou však bylo ke stejnému datu zajištění unifikace a převodu zpracování dokumentů České podnikatelské pojišťovny (ČPP) do střediska Modřice. ČPP do r.2009 řešila hromadnou korespondenci prostřednictvím jiného poskytovatele a částečně i vlastními silami, přičemž logika přípravy dokumentů, požadované SLA aj. byly poměrně odlišné od standardu Kooperativy. Plánovaná unifikace se zdařila, a nyní očekáváme další úkol v tomto směru – integraci zpracování klientských dokumentů Pojišťovny České spořitelny (PČS). Ukazuje se, že zahájení outsourcingu znamenalo ten správný impuls k potřebnému sjednocování určitých činností, které byly dříve řešeny izolovaně a heterogenně. V praxi nejde pouze o sjednocení datové podoby a formátování dokladů, ale také na samotném začátku o jednotnost přístupu ke grafické podobě dokumentů (marketing), objednávkovému procesu, skladovému hospodářství, reportingu, poštovním službám atd.
Synergie při zpracování hromadné korespondence
Preferencí VIG v rámci výběru partnera bylo zachování (převzetí) existujícího střediska, odkup zainvestovaných technologií a převzetí zaměstnanců do pracovního poměru. Toto byla varianta (on-site služby), která odpovídá základní strategii Océ Business Services a takto byla služba nabídnuta – na rozdíl od všech ostatních alternativ, které předpokládaly zrušení střediska Modřice a realizaci služeb externě. Jednou z konkurenčních výhod Océ Business Services a také jedním z důvodů úspěchu u VIG byla schopnost využít v praxi synergické efekty, vyplývající z provozu více středisek, více technických zařízení a personálu v rámci jedné lokality. Stejně jako v případě plynárenské skupiny RWE, tak také pro skupinu VIG poskytuje Océ Business Services tiskové služby v Brně.
Vhodnou kombinací křížového využití technického potenciálu - tiskárny archové i kontinuální, kompatibilní obálkovací technologie, řídící software a kvalifikovaný personál zaškolený na obsluhu požadavků obou subjektů - tak VIG získává maximální variabilitu pro řešení svých potřeb, včetně spolehlivého a okamžitě realizovatelného záložního řešení.