Tiskové a reprografické služby Océ pro Filozofickou fakultu Univerzity Karlovy
Filozofická fakulta Univerzity Karlovy (FF UK) patří svým rozsahem mezi největší vysokoškolské fakulty v rámci České republiky. V současnosti zde studuje okolo 8 000 studentů a jejich vzdělávání je podporováno 700 pedagogy a vědeckými pracovníky. Z pohledu takového rozsahu a vlastního zameření činnosti fakulty je zřejmé, že v tomto prostředí vznikají poměrně značné nároky na produkci dokumentů.
V roce 2005 začalo vedení fakulty spolu s útvarem výpočetní a informační techniky intenzivně řešit zavedení nového, moderního způsobu zajištění dostupnosti samoobslužného tisku, kopírování a také skenování dokumentů. Impulsy přicházely zejména od studentů, kteří v té době nebyli spokojeni se současným stavem (k dispozici byly pouze staré analogové kopírovací stroje bez možnosti síťového tisku a zpoplatněné pomocí mincovníků). Řada studentů se při zahraničních stážích setkala na evropských univerzitách s jiným modelem dostupnosti reprografických služeb, a vznikla výzva k zavedení podobného systému i na FF UK.
Požadavek fakulty směřoval k výběru takového řešení, které by přineslo pro všechny studenty, ale také pro zaměstnance rozšíření funkcionalit, rychlosti zpracování, spolehlivosti a snížení ceny za tisk/kopii.
V rámci výběru mezi jednotlivými variantami bylo zvoleno řešení společnosti Océ. Jednou z klíčových předností, které rozhodly o výběru Océ, bylo nasazení robustních chodbových zařízení Océ 3165NC s celokovovou konstrukcí a integrovaným uzamykáním všech důležitých částí stroje. Takové řešení bylo maximálně preferováno, vzhledem k nasazení samoobslužných reprografických zařízení ve volně přístupných prostorech, kde v minulosti fakulta zaznamenávala při využití klasických „plastových“ kopírek velký počet případů vandalismu, poničení výstupních zásobníků, krádeže papíru atd. Tyto negativní faktory jsou u strojů unikátní konstrukce Océ zcela eliminovány. Další výhodou byla také dostupnost zařízení ve verzi BookCopier, které mají již vestavěný modul pro kopírování vázaných knih (zejména pro účely fakultních knihoven), ale zároveň si zachovávají plnou možnost fungování jako produkční síťová tiskárna. Třetí předností, a v podstatě i nutností, bylo zavedení přístupového a účtovacího systému, který umožňuje studentům i zaměstnancům s využitím existující identifikační čipové karty samoobslužně v kteroukoliv hodinu tisknout, kopírovat a skenovat. Jejich realizované reprografické úlohy jsou on-line vyúčtovány oproti elektronické peněžence (kreditu), která je pro každého studenta založena na příslušném fakultním serveru. Možnost dobíjení finančního kreditu je buď na sekretariátu fakulty, nebo prostřednictvím dobíjecích automatů, které jsou umístěny v prostorách školy.
Obchodním modelem v tomto případě je outsourcing, kdy zařízení ani jiné technické příslušenství FF UK nevlastní, ani se nestará o jeho provoz – to je v režii Océ. Služby je zpoplatněna pomocí nastavené ceny za realizovanou jednotku (stranu A4), násobeného skutečně zrealizovaným objemem stran měsíčně.
V současné době je tímto způsobem obsluhováno 5 lokalit FF UK v Praze, ve kterých je využíváno více než 20 robustních koridorových zařízení, spolu s dalšími menšími na jiných pracovištích fakulty - např. sekretariáty. Z hlediska objemu produkce nejsou výjimkou měsíce (zejména zkouškové období), ve kterých je v součtu produkováno několik set tisíc stran tisků a kopií. Veškerý provoz je monitorován prostřednictvím centrálního software, s využitím čipových identifikačních karet.
Zavedení modernizovaného systému tisku, kopírování a skenování dokumentů bylo kladně hodnoceno jak ze strany studentů, tak zaměstnanců, a také ve výroční zprávě o fungování fakulty byl tento projekt uveden ve smyslu zkvalitnění podpory práce a studia na FF UK a synchronizace s podobnými podmínkami na dalších evropských univerzitách.