Společnost Océ ČR prostřednictvím divize služeb Océ Business Services zahájila v loňském roce poskytování nových specializovaných služeb v oblasti zpracování dokumentů. Změnu je možné charakterizovat ve dvou základních rovinách:
»» ke stávajícím službám on-site digitalizace dokumentů se připojilo nové off-site specializované centrální pracoviště ScanReco Centrum Praha, technologicky i personálně vybavené pro hromadné i průběžné (přírůstkové) zpracování zakázek
»» jednoduchá digitalizace (skenování) se rozšířila o automatické optické rozpoznávání a vytěžování dat ze strukturovaných i zcela nestrukturovaných formulářů, včetně možné integrace získaných dat do informačních systémů klienta
Jak jsme začali?
Myšlenka vstupu do této oblasti dokumentových služeb již nějakou dobu v Océ krystalizovala, ale prvotním úkolem bylo jasně definovat tržní potenciál a získat zájem konkrétních klientů. To se jako první paradoxně podařilo u zahraničního zákazníka.
Po náročných jednáních a finálním podpisu smlouvy se společností CSC Deutschland Solutions GmbH došlo k zahájení spolupráce v oblasti poskytování Document Recognition and Data Capture Services jako součást globálních služeb EIPP (Electronic Invoice Payment Processing). CSC Deutschland je poskytovatelem interních služeb (Shared Service Center) v rámci skupiny CSC dceřiných společností. Jedná se o projekt celoevropského rozsahu (aktuálně pro Českou republiku, Slovenskou republiku, Německo, Velkou Británii, Itálii, Francii, Dánsko, Švédsko, Norsko, Finsko, Benelux, Španělsko), zaměřený na automatizované zpracování účetních dokladů (faktur), optické rozpoznání, vytěžení cca 80 datových polí, verifikaci oproti základním databázovým údajům z SAP a oproti nákupním objednávkám z SAP, vytvoření XML souborů a dávkový přenos dat a skenovaných TIFF images do systémů zadavatele pro automatizované zprocesování účetních transakcí. Ve fázi 2 je plánováno rozšíření služeb na další země v sektoru Emerging countries, ale také giganty typu USA.
Centrální pracoviště Océ ScanReco Centrum
Charakteristika a vybavení
»» Až třísměnný, nepřetržitý provoz »» Skenovací kapacita 5 mio stran měsíčně
»» 25 stanic pro řízení kvality a vytěžování dat
»» Tým zkušených, odborně vyškolených pracovníků
»» Prověřeno rozsáhlými tuzemskými a zahraničními projekty
»» Kvalita, rychlé a bezpečné zpracování
Aplikace
»» Technologie postavena na využití špičky v oblasti Document Imaging od společnosti KOFAX
»» Světově nejpopulárnější platforma pro elektronické zpracování informací
»» Speciální nadstavba KTM (inteligentní technologie pro rozpoznání ryze nestrukturovaných dokumentů)
Skenování
»» Barevné, černobílé, jednostranné i oboustranné
»» Kombinace dokumentových skenerů a skenerů s plochým ložem Böwe Bell&Howell, Panasonic
»» Typizované formuláře, polostrukturované i nestrukturované doklady (spisový, různoformátový materiál)
»» Zabezpečení digitalizace archivu i přírůstkové dokumentace
Vytěžování dat
»» Ze strukturovaných i nestrukturovaných dokladů (tuzemských i zahraničních)
»» Výkon dle potřeby projektu
»» Vytěžování řídících položek (např. číslo faktury, datum vystavení, IČ, číslo a datum objednávky, splatnost, měna aj.
»» Vytěžování dalších řádkových položek typu číslo produktu, jeho popis, množství, cena/ks aj.
Procesy v lince
»» Příprava dokladů ke skenování, třídění
»» Skenování
»» Automatizované vytěžování dat (použitá technologie OCR, ICR, OMR)
»» Validace vytěžených údajů
»» Automatizované nebo ruční třídění dle typů dokumentů vč. indexace
»» Řízení kvality
»» Zpětná kompletace a archivace (papírová i datová)
»» Export dat, jejich integrace do dalších systémů
Personální a organizační zajištění
»» Site manager
»» Metodik - operátor
»» Obsluha skenovacího pracoviště
»» Obsluha validačních pracovišť a řízení kvality
»» Podpůrné zdroje pro přípravu, třídění, zpětnou kompletaci a archivaci dokladů
Bezpečnost
»» Kamerový a přístupový systém
»» EZS + EPS
»» Aplikace systémové politiky, napojení na PCO
»» Certifikace ISO 9001:2009
»» Prověření, vyškolení pracovníci s dlouholetou zkušeností
Přehled konkrétních služeb
»» Analýzy a studie proveditelnosti
»» Digitalizace
»» Vytěžení a korekce dat
»» Systémová podpora
»» Archivační služby
»» Skartace dokumentů
»» Komplexní outsourcing
Základem úspěchu a konkurenceschopnosti je pružnost a kvalita
Přestože Océ ScanReco Centrum disponuje nejmodernější technologií pro automatizované zpracování dokumentů, nemůže být tento fakt sám o sobě jediným předpokladem úspěchu. Právě případ výše popsaného evropského projektu ilustruje, jak je pro konečný obchodní úspěch důležitá schopnost přizpůsobit se potřebám a požadavkům zákazníka.
Specifika projektu
• Pracovní den - každý den kromě sobot, nedělí, 25.12. nebo 1.1.
• Na míru vyvinutá rozhraní, formáty, reportingové aplikace aj.
• Dodání výsledných dat týž pracovní den, ve kterém byly poskytnuty vstupní dokumenty ke zpracování
• Zpracování a vytěžení dokumentů ve 12 jazycích z 16 zemí!
• Polostrukturované i nestrukturované dokumenty, široká škála
• Řádkové položky, kontrola řádkových položek faktur podle řádkových položek objednávek
• Požadavek na SLA - kvalita rozpoznaných a správně odvalidovaných dat
Hlavní přínosy služeb Digitalizace & vytěžování dat pro zákazníky
»» Zrychlení cyklu zpracování
»» Okamžitá dohledatelnost dokumentů a informací
»» Významná redukce personálních nákladů
»» Jasně plánovatelné a předem známé náklady
»» Přesun rizik a dlouhodobá garance kvality na bázi smluvního SLA
»» Eliminace souvisejících technologických investic
»» Přesný reporting
»» Mnohem pružnější fungování firemních procesů ve vztahu k interním/externím subjektům
»» Bezpečnost zpracování
Při rozhodování zákazníka o outsourcingu výše uvedených činností je třeba brát v úvahu fakt, že ekonomická výhodnost outsourcingu automatizovaného vytěžování dat vzrůstá s množstvím příchozích dokladů a rostoucím podílem manuální práce při jejich zpracování.
Další rozvoj a vize
Informace získané z trhu naznačují, že v oblasti specializované digitalizace a automatizovaného zpracování dokumentů existuje i v následujících několika letech řada příležitostí. Přidaná hodnota automatizovaného vytěžování dat z dokumentů však není otázkou pouze oblasti účetních dokumentů. S úspěchem lze digitalizovat, vytěžovat a integrovat data z logistických dokumentů, výrobních dokumentů, servisních reportů, protokolů o měření, smluvních dokumentů, žádostí o bankovní produkty nebo aktivizaci telekomunikačních služeb a mnoha dalších. Obecně platí, že u dokumentů, které obsahují informace kritické pro návazné firemní procesy vždy existuje prostor pro zvýšení přidané hodnoty jejich zpracování.
Océ Business Services plánuje intenzivní rozšiřování služeb, využití efektu centralizovaného zpracování (sběr a realizace zakázek z jednotlivých běžících projektů OBS), synergie mezi digitalizací, elektronickou a fyzickou archivací dokumentů a také možnosti využít středisko pro outsourcing činností podatelny, kdy zákazník svěří Océ celkovou správu příchozích dokumentů, selekci, digitalizaci a zanesení dokumentů do Document Management systémů.
Pokud je pro Vás tento příspěvek inspirativní a hledáte podobné možnosti, jak efektivně zpracovávat dokumenty ve vaší společnosti, potom se můžete vždy s důvěrou obrátit na Océ.