Největší interní středisko centrálního zpracování hromadných tisků pro skupinu RWE
1. června 2006, na základě exkluzivní smlouvy s RWE Energy Customer Services (od. 1. ledna 2008 změna na RWE Interní služby) otevřela společnost Océ-Česká republika, s.r.o. v areálu RWE - Jihomoravská plynárenská největší interní středisko centrálního zpracování hromadných tisků pro skupinu RWE. Od konce roku 2006 bude toto středisko kompletně zajišťovat požadovanou kapacitu pro celou skupinu distribučních plynárenských společností RWE v České republice.
Skupina RWE, nejvýznamnější dodavatel zemního plynu v České republice, se v rámci rozvojové strategie své skupiny šesti distribučních plynárenských společností (Středočeské, Východočeské, Západočeské, Severočeské, Severomoravské a Jihomoravské plynárenské) rozhodla prostřednictvím dceřiné společnosti RWE ECS zprostředkovávat těmto distribučním společnostem činnosti nesouvisející s hlavním předmětem jejich podnikání, tedy distribucí zemního plynu. V tomto smyslu zajišťuje společnost RWE ECS pro jednotlivé distribuční společnosti jako interního zákazníka celou škálu činností od datových služeb, informačních systémů, hardwaru až po například služby centrálního billingu.
Snahou společnosti RWE je především optimalizace, sladění a centralizace jednotlivých činností poskytovaných distribučním společnostem, a tím zajištění výrazně lepších ekonomických i provozních podmínek souvisejících s poskytováním těchto služeb.
V souvislosti se sjednocením informačních systémů jednotlivých distribučních společností pod platformu SAP a vybudováním jednotného datového centra obsluhujícího v unifikovaném režimu všech šest regionálních plynárenských společností, přišla na řadu i myšlenka centralizovat hromadné tisky.
Univerzální datový vstup - přenos dat na jediné místo - efektivní zpracování
Centralizací a sjednocením platformy pro zpracování dat a implementací SAP-ISU pro hromadný tisk faktur, zúčtovacích a daňových dokladů, upomínek, oznámení o přijatých zálohách a dalších dokumentů souvisejících s distribucí plynu zákazníkům bylo možné soustředit veškeré činnosti na jedno místo a využít univerzálnosti vstupních dat. Tím může RWE ECS nabídnout distribučním společnostem zpracování hromadných datových výstupů do tiskové podoby i jejich distribuci za výrazně výhodnějších ekonomických a kvalitativních podmínek, než by mohly dosáhnout samostatně.
Externí dodavatel nebo vlastní středisko?
Ekonomické efekty centrálního zpracování i možnost využití špičkové technologie pro zpracování při vyšších objemech jsou jasnými premisami. Jak ale takové středisko vybudovat? Je výhodnější zvolit externího dodavatele, tedy službu některého z komerčních poskytovatelů transakčních tiskových a obálkovacích služeb, nebo vybudovat vlastní středisko pro skupinu RWE?
Na tuto otázku odpověděl zejména způsob zpracování datového toku, který je rozložený v čase a nelze jej jednoduchým způsobem soustředit do významnějších billingových cyklů (tedy dávek o významném počtu dat, které by se zpracovávaly v přesně daných termínech najednou). Druhým faktorem je široká škála merkantilních tiskovin (řádově desítky podkladových formulářů), které odpovídají druhu zpracování a počtu distribučních společností.
Tyto dva aspekty vedly k tomu, že pro komerční poskytovatele zvyklé na zpracování datových dávek s určitým pevně daným rozložením v čase by se kontinuální zpracování stalo ekonomicky nevýhodné, u větších zpracovatelů i technicky (vzhledem k nutnosti plánovat vytížení technologií) nerealizovatelné.
Z výše uvedených důvodů vznikl jasný závěr. Bylo rozhodnuto zvolit řešení, které bude pro skupinu RWE nejvýhodnější. Vybudování PrintCentra ve vlastních prostorách a zajištění jeho provozu formou exkluzivní služby pro celou skupinu.
Rekordní čas - vysoké objemy - špičkové technologie
Středisko bylo vybudováno v rekordním čase, od podpisu smlouvy do zahájení ostrého provozu uběhl jeden měsíc. Středisko by mělo ve své maximální kapacitě měsíčně vytisknout až 1 500 000 stran dokumentů, zaobálkovaných do 600 000 obálek a prostřednictvím České pošty doručených koncovým odběratelům plynu.
Po svém zprovoznění začalo středisko na objemu 200 000 tisknutých stran a cca 100 000 obálkovaných kompletů, s postupným přistupováním všech šesti distribučních společností. Na začátku roku 2007 středisko dosáhlo celkové kapacity 800 000 tištěných a 400 000 obálkovaných stran měsíčně pro celou skupinu RWE. V současné době průměrný počet tištěných stran přesahuje 1 milion měsíčně, při více než 500 000 obálkovaných zásilkách.
Pro zajištění takového výkonu a z důvodu zachování široké škály podkladových tiskopisů byla zvolena strategie tisku i obálkování z volných listů. Na vysokokapacitních zařízeních Océ VarioPrint 3110, každém o okamžité stránkové rychlosti 110 stran za minutu, je realizován tisk z aplikace Press, ale i dalších aplikací. Tyto produkční tiskárny umožňují řídit jednotlivé zásobníky a tím vytvořit již při tisku celou sadu dokumentů vkládaných do jedné obálky včetně dokumentů s jiným než standardizovaným rozměrem.
Špičková obálkovací linka Pitney-Böwes FPS pak rychlostí 12 000 cyklů za minutu vytištěné komplety zabalí a po ofrankování jsou komplety připraveny k předání České poště pro expedici.
Data jsou každý den přebírána z centrálního datového úložiště a denně, bez ohledu na velikost převzatého objemu, také probíhá jejich zpracování. Součástí služby je také předání vytištěných „layoutů“ dokumentů, které se ihned po zpracování ukládají v elektronickém archivu v datové podobě.
Velkým benefitem se pro zákazníka stal detailní reporting o stavu zpracovávaných dokumentů ze strany Océ. U všech dokumentů je po ukončení každé fáze zpracování - tisku, obálkování, předání na Českou poštu odeslána zákazníkovi informace o datu a čase, která je následně uložena do systému SAP. Toto řešení nejen zajišťuje detailní kontrolu plnění SLA, ale umožňuje jednotlivým útvarům zákazníka jednoduše získat informaci o stavu zpracování konkrétního dokumentu a datu jeho reálného odeslání.
Obsluhu střediska zajišťují čtyři pracovníci, jejichž zodpovědností je nejen tisk, obálkování a spolupráce s Českou poštou, ale také zajišťování veškerých merkantilních tiskovin a obálek tak, aby průběh zpracování byl plynulý a nebyl nikterak narušen. Při potřebě nárazového zpracování je možné dohodnout 3-směnný provoz.
Jinými slovy je v dnešním pojetí služba skutečně customizovaná pro potřeby RWE. Mezi základní výhody z pohledu RWE patří flexibilita v přebírání požadavků, neomezená dostupnost služby pro skupinu RWE a možnost zpracovat další tiskové výstupy, které nutně nemusí být hromadného charakteru, a to až do vyčerpání kapacity střediska.
Právě ekonomické aspekty spolu s profesionálním servisem tiskových služeb pomohly dostat skupinu RWE na špičku ve zpracování dokumentů transakčního charakteru, a to vše bez nutnosti investic formou komplexní služby poskytované prostřednictvím personálu a špičkových technologií Océ.