Otis je největším světovým výrobcem výtahů, eskalátorů, pohyblivých chodníků a dalších vertikálních dopravních systémů. S 1,4 milióny výtahů a 100 000 eskalátorů v provozu zasahuje Otis do života lidí ve více než 200 zemích světa. Ať již zákazník potřebuje komplikovaný výtahový systém pro nejvyšší budovy světa, nebo jednoduchý výtah do dvoupodlažního domu, dokáže Otis poskytnout to nejbezpečnější a nejspolehlivější řešení, které existuje. Otis je součástí společností United Technologies Corporation, která je čelním představitelem ve stavebnictví a leteckém a kosmickém průmyslu.
Outsourcing přináší úspory
Úspěch moderní společnosti v dnešní době závisí na efektivitě všech procesů v podniku. Společnost Otis patří mezi ty společnosti, které prosazují moderní nástroje řízení a aktivně hledají možnosti k zefektivnění interních procesů. I přesto, že tvorba projektové dokumentace je pro společnost velmi důležitá (kvalita, rychlost, dostupnost apod.), není toto hlavní podnikatelskou náplní.
Proto se rozhodla pro outsourcing kompletní správy dokumentačních procesů. Zároveň očekávala, že se toto řešení pozitivně odrazí ve snížení investičních a provozních nákladů spojených s dokumentačním procesem. Mezi další požadavky patřilo:
- Centrální řízení tvorby dokumentů
- Rozšíření služeb
- Zvýšení efektivity lidského kapitálu v oblasti dokumentačních procesů
- Zavedení sofistikovaného systému archivace
Pro hodnocení nákladovosti činností v podniku je důležité správné klíčování jednotlivých nákladů. I v tomto případě Océ Business Services vyšla vstříc požadavkům společnosti, čímž přispěla k dalšímu zprůhlednění nákladů.
Proaktivní partner
Océ Business Services znamená aktivní spolupráci s partnerem a v průběhu celého kontraktu se snaží najít nové možnosti ke snížení nákladů. Veškerým návrhům předchází důkladná analýza procesů a potřeb. Ve společnosti Otis došlo k výrazným úsporám díky tvorbě papírových a elektronických dokumentů převážně na koridorových multifunkčních zařízeních a přesměrováním všech objemově náročnějších tisků do reprografického střediska. Zde je maximálně soustředěna tvorba, produkce, finišování a distribuce dokumentů včetně skenování a archivace. Pro pravidelné vyhodnocení celého projektu dochází k soustavnému monitoringu všech zařízení. Vzhledem ke zkušenostem Océ Business Services se službami celého portfolia řízení procesu správy oběhu dokumentů ve společnosti (mailingové a produkční služby, skenovací a archivační služby, design) dokáže svým zákazníkům - partnerům vždy nabídnout to nejlepší a nejspolehlivější řešení. V současné chvíli je analyzována možnost rozšíření partnerství i pro zahraniční obchodní jednotky a pracuje se na digitalizaci dokumentů včetně jejich archivace.
Přínosy řešení od Océ Business Services
Outsourcingem společnost Otis získala především:
- Schopnost predikce nákladů spojených s managementem dokumentů
- Efektivnější využití vnitřních zdrojů
- Oddělení klíčových výrobních procesů od podpůrných
- Rychlejší přístup k novým technologiím
Dalšími nezanedbatelnými, i když ne přímo viditelnými přínosy, je podstatné zlepšení servisního zabezpečení poskytované na pracovišti vlastními zaměstnanci. Tito specialisté nejen že svojí každodenní péčí o stroje a zařízení prodlužují jejich životnost, včasnou výměnou náplní eliminují zbytečné výpadky výkonu, ale jsou schopni i poradit kmenovým zaměstnancům s jejich pracovními tiskovými úkoly, čímž přispívají ke zvýšení jejich pracovní efektivity. Rovněž tito pracovníci, v souladu s koncernovou politikou společnosti Océ, se starají o minimalizaci odpadů, respektive o ekologické nakládání s nimi.