Outsourcingová divize Océ (OBS) zvítězila v globálním výběrovém řízení na poskytování komplexních dokumentových služeb pro korporaci HERTZ. Jedná se o zajištění širokého spektra činností pokrývajících všechny základní oblasti toku a tvorby dokumentů zmiňovaného klienta. Průběh implementace jednotlivých oblastí bude probíhat v návazných krocích, v první fázi pro oblast Evropa a Severní Amerika, v dalších fázích je plánováno rozšíření na region Asie a Austrálie.
Již v první fázi, zahájené v září 2008, Océ Business Services Česká republika participuje v tomto globálním projektu jako poskytovatel centralizovaných služeb logistiky, digitalizace, vytěžování dat, archivace a skartace klientských dokumentů, a to na celoevropské úrovni.
Océ Scan Reco centrum Praha zpracovává miliony dokumentů z Evropské unie
Specializované pracoviště Océ ScanReco centrum Praha centralizuje zpracování dokumentů z 9 největších evropských zastoupení společnosti HERTZ, a to v rozsahu 17 milionů zpracovaných stran ročně. Prostřednictvím poštovních a kurýrních služeb jsou na denní bázi transportovány klientské dokumenty z jednotlivých evropských poboček HERTZ na pracoviště OBS v Praze. Zde dochází k jejich evidenci formou snímání čárového kódu, kterým každá zásilka vstupuje do databáze a díky tomu je možné on-line sledovat její životní cyklus od okamžiku vypravení např. ve Francii, přes přijetí v Praze až po export výsledků (digitalizované dokumenty a metadata) do CRM systému klienta v Oklahoma City (USA).
V čem služba spočívá?
První částí samotného zpracování je třídění, klasifikace podle jednotlivých zemí a typů dokumentů a příprava dokumentů pro maximálně efektivní následný proces, kterým je digitalizace. Metodika přípravy je řešena takovým způsobem, aby proces skenování mohl probíhat skutečně produkčně a s vysokou mírou automatizace. S využitím vysokokapacitních skenerů jsou dokumenty dávkově zpracovány a u těch dokumentů, kde existuje čárový kód (BC), je tato informace automaticky vytěžena. Systém spáruje vytěžený BC s existujícím BC v databázi, a pokud je vše v souladu, odesílá dávku digitalizovaných dokumentů včetně identifikátorů (metadat) na server klienta. Celý proces probíhá na vysoce zabezpečené infrastruktuře (SFTP přenos), kde je míra zabezpečení dat obdobná jako např. u nástrojů internetového bankovnictví. U některých typů dokumentů (Protokoly o dopravní nehodě aj.) je nutné vytěžit několik heterogenních údajů (jméno řidiče, číslo řidičského průkazu, SZP, datum nehody, výše škody atd.). Tyto dokumenty procházejí na pracovišti Praha rozpoznávacím procesem s využitím OCR/ICR technologií, a co je v tomto projektu určitě zajímavé a zároveň ilustruje globální aspekt služby, je následná validace vytěžených dat. Pokud je nutné některé údaje manuálně opravit, jsou skeny dokumentů přesměrovány na pracoviště OBS v Manile (Filipíny), kde fyzická oprava proběhne a teprve poté jsou doklady uloženy do CRM klienta v USA. V rámci tvorby optimální nabídky Océ pro HERTZ bylo totiž nutné poskládat jednotlivé prvky služby tak, aby každý z nich byl ekonomicky nejvýhodnější.
Jsme připraveni na globální výzvy
Výše uvedený projekt naznačuje, že pokud se globální zákazník rozhodne k velkému outsourcingovému projektu a je realizovatelné, případně přímo nutné papírové dokumenty převést do elektronické podoby, potom je skutečně možné poskytovat zajímavé služby z „druhého konce světa“. Moderní technologie, informační infrastruktura a všudypřítomný internet jsou klíčovými prostředky, podporujícími reálnost takové myšlenky.