Služby podatelny a distribuce dokumentů

Správa příchozích a odchozích dokumentů 

Firemní podatelna a související činnosti distribuce dokumentů nabízejí velký prostor pro zdokonalení. Zavedením nových technologií a změnou pracovních postupů jsme schopni dosáhnout výrazných úspor v nákladech přímo ve vašem kancelářském prostředí, v procesu distribuce dokumentů a také personálních nákladů na zabezpečení podatelny samotné. Nebo na druhé straně dosáhnout podstatně vyšší kvality a pružnosti služeb - vyšší hodnoty při stejném vynaložení finančních prostředků. To vše je doprovázeno transparetními náklady, včetně možnosti jejich dynamického řízení.

Optimalizace služeb zavedením nových technologií

Dnešní způsob organizace příchozích/odchozích dokumentů je mnohem více, než jen třídění pošty a obálek. Existují externí poskytovatelé poštovních služeb, ze kterých si můžete vybírat, a nové technologie, které zásadně mění způsob manipulace s dokumenty. Například skenování dokumentů do elektronické pošty nebo do digitálních archivů umožňuje elektronickou distribuci, která šetří čas a eliminuje rizika ztráty dokumentu. Implementace takových služeb umožňuje Océ Business Services zvýšit úroveň vašich služeb a minimalizovat náklady.

Od jednotkové manipulace k hromadnému direct mailu

Océ služby podatelny a distribuce zajišťují správu každodenní činnosti vaší podatelny: příchozí poštu, poštu k odeslání a interní poštu. Zabezpečujeme také správný výběr a organizaci kurýrních služeb. Služby Océ se však nedotýkají pouze běžné agendy podatelny, jsme také schopni komplexně zajistit vaše personalizované dokumenty nebo hromadnou zákaznickou korespondenci (grafický návrh, personalizace, výroba předtištěných formulářů a přiloží, tisk, kompletace, obálkování, poštovní distribuce). Digitalizací příchozí pošty, pokud to charakter zásilky umožní, pomůžeme vašim zaměstnancům zlepšit a zrychlit přístup k důležitým dokumentům.

Vliv správného řízení příchozích dokumentů na další procesy

Po převzetí správy podatelny/výpravny a distribučních činností s našimi klienty spolupracujeme na optimálním vyvážení úrovně služeb a nákladů. Problematika správné organizace zpracování dokumentů v podatelně má v praxi podstatný vliv na návazné procesy práce s dokumenty dále ve firmě. V tomto případě se již dostáváme do oblasti širšího řešení Document Management systémů, obsahující zavedení elektronického koloběhu dokumentů a digitální archivace, překračující rámec služby typu Podatelna a distribuce. Ale také v tomto případě Océ nabízí konzultační a realizační služby ze svého portfolia, které zajistí návrh i dodávku takto komplexního projektu.

Optimální využití zdrojů a sdílení činností

Zajištění optimálního využití kapacity je klíčovým faktorem řízení nákladů. Proto optimalizujeme výkonnost a flexibilitu trvalým vyhodnocováním dostupných zdrojů. Využíváme možností kombinovat úkoly, například v podatelně a centrálním tiskovém oddělení nebo v office managementu. To nám umožňuje účinně zvládat pracovní nápor ve špičkách a zároveň zajistit plné využití zaměstnanců i mimo nárazové období.