Digitalizace dokumentů a vytěžování dat
Převedení papírových dokumentů do bezpečné a přístupné digitální podoby
Hlavním přínosem digitalizace/skenování dokumentů do zabezpečených digitálních souborů je vyšší efektivita v následném procesu práce s dokumenty. Přístup k informacím v digitální podobě je rychlý a snadný bez ohledu na to, kde se uživatel nachází. Příchozí poštovní zásilky lze okamžitě po naskenování distribuovat v digitální podobě. Ze strukturovaných i nestrukturovaných papírových dokumentů lze technologiemi OCR/ICR data získávat automaticky a šetřit tak čas i náklady oproti manuálnímu zpracování. Digitální archiv zaručuje bezpečné uložení dokumentů s okamžitým přístupem. Océ Business Services dokáže navrhnout a implementovat nejefektivnější řešení.
Rychlejší a jednodušší přístup k důležitým dokumentům a informacím
Skenování znamená převod dokumentů do elektronické podoby, která je okamžitě přístupná koncovým uživatelům, ať se nacházejí kdekoliv. Digitalizace, indexace a využívání strukturovaného archívu významně přispívá k pružnějšímu celofiremnímu sdílení dokumentů a informací. Dokumenty lze ukládat ve formátech běžně používaných aplikací nebo ve standardních formátech pro výměnu dat, například PDF, a to podle potřeb organizace nebo uživatelů.
Bezpečné uložení dokumentů ve strukturovaných archivech
Na rozdíl od tradičního zakládání papírových dokumentů do šanonů nabízejí digitální archivy rychlý strukturovaný přístup k dokumentům, využitím jednoduchých vyhledávacích aplikací, přístupných z počítače uživatele. Výsledná schopnost rychle získat a sdílet informace výrazně přispívá ke zlepšení firemních procesů. Digitální archiv také zvyšuje bezpečnost: dokumenty ani po čase neztrácejí na kvalitě a zálohy uložené mimo společnost eliminují riziko trvalé ztráty informace v dokumentu obsažené.
Digitalizace příchozích dokumentů výrazně urychluje distribuci informace k adresátovi
Naskenované dokumenty usnadňují uživatelům přístup k jejich obsahu a navíc je lze automaticky „přesunout" k těm pracovníkům, kteří se mají jejich zpracováním zabývat. Ilustračním příkladem mohou být příchozí poštovní zásilky. Místo časově náročné fyzické distribuce, ještě navíc s rizikem ztráty dokumentu „po cestě", lze přímo z podatelny příchozí korespondenci okamžitě přidělovat v digitální podobě pracovníkům kdekoli ve firmě. Distribuci lze efektivně spojit s archivací a zajistit opětovný přístup k dokumentu, kdykoliv to bude třeba.
Automatické vytěžování dat z dokumentů
Skenování dokumentů může být vstupní fází pro další činnost, související se zpracováním dokumentů. Existuje velká řada dokumentů, z nichž je nutné větší či menší část informací používat duplicitně v dalších firemních systémech a procesech. Služby Océ Business Services dokáží pomocí nejmodernějších OCR/ICR technologií a zkušených pracovníků zajistit vytěžení informací jak ze strukturovaných, ale i zcela nestrukturovaných dokumentů, a tyto informace ve formě dohodnuté datové podoby (formátu) dále exportovat do navazujících systémů ERP/CRM. Tyto služby jsou efektivním řešením pro každého zákazníka, který dnes alokuje kapacity většího množství vlastních zaměstnanců do problematiky manuálního zakládání dat z dříve vytvořených dokumentů.